Tools : Centraliser pour mieux gérer

Contexte du projet

Altelis, une agence digitale spécialisée, a ressenti un besoin d’optimisation dans sa gestion des clients et services.

Après plusieurs retours de membres de l'équipe interne lors de différents échanges, un besoin crucial a été relevé : accéder facilement aux informations clients pour comprendre et répondre efficacement à leurs demandes et retours.

• L’information était répartie entre différents outils, rendant :
  • La récupération des coordonnées clients laborieuse
  • L’analyse des caractéristiques des sites web gérés complexe
  • Et le suivi des contrats et prestations difficile

Ce manque d’organisation augmentait les délais de traitement des demandes clients et freinait la productivité interne.

Un point sur la situation initiale

Les informations clients étaient dispersées, ce qui posait plusieurs problèmes :

• Accès difficile : Les données étaient éparpillées sur différentes plateformes nécessitant des permissions multiples, ce qui ralentissait les équipes.
• Visualisation peu adaptée : Par exemple, la consommation des heures de maintenance des sites clients était affichée en pourcentage dans des graphiques. Cela générait des confusions, car un pourcentage ne reflétait pas clairement le nombre d’heures consommées ou restantes, une information pourtant essentielle pour la gestion.
• Perte de temps : L’équipe devait naviguer entre plusieurs outils pour rassembler les informations nécessaires, ce qui réduisait leur efficacité et augmentait le risque d’erreurs et de malentendus si les informations s'avéraient obsolètes.

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Ma proposition

En tant que designer sur ce projet et pour répondre à ces défis, j'ai divisé le projet en plusieurs étapes :

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Analyse des données à centraliser

Une phase de recherche et d'échanges approfondie avec les différents membres de l'équipe m'a permis d’identifier les types d’informations à rassembler :

• Coordonnées des clients (nom, entreprise, contact),
• Détails des sites web gérés (CMS utilisé, hébergement, configuration technique),
• Historique des services fournis (création de sites, maintenance, chatbots, etc.),
• Consommation des heures par contrat.
• Une attention particulière a été portée à la mise à jour automatique de ces données pour garantir leur exactitude.

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Conception de maquettes ergonomiques

• Création d’une navigation claire avec des onglets thématiques regroupant les informations :
  • Un onglet dédié aux coordonnées et au suivi des contrats,
  • Une section pour les détails techniques des sites gérés,
  • Une visualisation claire des heures consommées par contrat.
• Respect de la charte graphique pour assurer la cohérence avec les outils existants.

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Optimisation des visualisations de données

• Remplacement des histogrammes en pourcentage par un affichage en heures consommées et restantes.
• Ajout de détails contextuels pour chaque client, facilitant une compréhension rapide des données.
• Une hiérarchisation claire des informations prioritaires pour réduire le temps de recherche.

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Mise en place d’un Design System

• Développement d’un design system dans Figma pour garantir l’uniformité des futurs outils internes.
• Création de composants réutilisables pour accélérer le processus de conception.

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Passation et développement

Pour assurer une mise en œuvre optimale, une liste détaillée des données à récupérer a été transmise au développeur. Celle-ci incluait :

• Les coordonnées clients (nom, entreprise, contact),
• Les spécificités techniques des sites web gérés (CMS, hébergement, configurations),
• L'historique des services fournis,
• Les heures consommées et restantes pour chaque contrat.

Il a également été précisé que les données devaient être récupérées de manière dynamique, afin de :

• Garantir une mise à jour automatique et éviter toute obsolescence des informations,
• Assurer une fiabilité accrue des données utilisées par l’équipe interne,
• Réduire le temps nécessaire à la gestion manuelle des informations.

Cette approche a été conçue pour renforcer l'efficacité de l'outil et en assurer sa pérennité dans le temps.

Résultats et impacts sur la productivité en interne

Ce projet a permis plusieurs avancées notables :

• Amélioration de l’efficacité interne :
  • Les informations clients sont désormais accessibles en quelques clics.
  • La centralisation des données a réduit le temps nécessaire pour les récupérer.
• Clarification des visualisations :
  • L’affichage en heures consommées et restantes a supprimé les confusions liées aux pourcentages.
  • Les développeurs et chefs de projet peuvent mieux anticiper et gérer les contrats des clients.
• Renforcement de l’expérience utilisateur interne :
  • Une interface intuitive et claire a amélioré le confort de travail des chefs de projet, commerciaux et responsables de la maintenance.

Apprentissages et Perspectives :

• La phase d’interview des parties prenantes a été essentielle pour bien comprendre les besoins de chacun et les intégrer dans la conception.
• Le projet a mis en lumière l’importance d’un bon design system pour garantir la pérennité des outils internes.

Un déploiement plus large du design system pour tous les outils internes est prévu pour garantir une continuité visuelle et fonctionnelle.